Buchhaltungen: Die besten deutschen Agenturen in 2022

Was macht ein ausgebildeter Buchhalter? 

Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Lohnsteuer, Inventur, Krankenkassenbeiträge, Rentenversicherung sowie Löhne und Gehälter – die deutsche Bürokratie ist weltberühmt und ganz sicher nicht für die Überängstlichen geeignet. Unter der deutschen Gesetzgebung für ordnungsmäßige Buchführung werden strenge Richtlinien für die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung gesetzt und trotz einer neuen Reform in 2021 ist der Weg durch den Papierwust immer noch unübersichtlich und schwierig für Uneingeweihte zu verstehen. Wenn dann etwas schief geht, kann das schwerwiegende und teure Konsequenzen haben.

Müssen Sie denn einen Buchhalter haben? 

Die Buchführungspflicht in Deutschland ist nicht nur vom Umsatz eines Betriebes abhängig, sondern auch von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Freiberufler sind zum Beispiel meistens von der Buchführungspflicht befreit und auch Kleinbetriebe, die unter eine gewisse Einkommensgrenze fallen, sind nicht zur Buchhaltung verpflichtet.  

Steuererklärungen müssen aber alle, die ein Einkommen haben, einreichen und es ist hier, wo die meisten dann nach professioneller Hilfe suchen. Die Formulare sind lang, umständlich und es ist nicht immer einfach zu erkennen, welche Beilagen erforderlich sind und welche Abzüge das Finanzamt erlaubt. Sie können natürlich die Kalkulationen selbst vornehmen, aber die meisten bestimmen sich dafür, einen Buchhalter oder sogar Steuerberater zur Hilfe zu holen, der nicht nur alles nach gesetzlicher Verordnung ausfüllen kann, sondern auch spätere Rückfragen des Finanzamts beantwortet. 

Wie oft Sie den Sachverstand eines Buchhalters in Anspruch nehmen wollen, ist natürlich Ihnen überlassen. Manche holen sich Hilfe einmal im Jahr, wenn die Steuererklärung oder der Jahresabschluss abgegeben werden müssen, andere mit Umsatzsteuerpflicht benötigen täglichen Beistand. Die einen ziehen es vor, die Buchhaltung intern zu halten während andere ihre Belege wöchentlich oder monatlich zu Buchhaltern oder Steuerberatern schicken, damit sie eingegeben werden. Budget wird natürlich eine Rolle spielen, wenn Sie einen Buchhalter wählen, aber wahrscheinlich auch die Möglichkeit, mehr Zeit für wichtigere Arbeitsaufgaben zu freizumachen. 

Falsche oder ungenaue Buchführungen und Steuererklärungen können zu Bußgeldern oder sogar Steuerfahndung und Berufsverbot führen und das Finanzamt, besonders wenn Sie Ihre Buchführung selbst machen, können langwierige, störende und schlafraubende Betriebsprüfungen beantragen. Gute Routinen und fundiertes Wissen sind deshalb notwendig, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung einwandfrei ist.

Wie finden Sie den richtigen Buchhalter für Ihre Unternehmensart? 

Abhängig von Ihrer Unternehmensform, -branche und -größe, werden unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung und Steuerpflicht gestellt. Bestimmte Branchen können auch besonderen Bestimmungen unterliegen und die Größe Ihres Umsatzes sowie die Anzahl der Angestellten und/oder Arbeiter haben einen Einfluss über den Umfang der Buchführungspflicht. 

Das erste, das Sie berücksichtigen müssen, ist welche Bedürfnisse Ihre Art von Unternehmen hat. Wie viele Angestellte und Arbeiter haben Sie, die mit monatlichen Lohns-Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden müssen? Sind Sie umsatzsteuerpflichtig und dazu angewiesen, Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise abzugeben? Wann gilt die große, wann die kleine Spesenpauschale und wie hoch ist der Privatanteil? Und wie verhält sich das Finanzamt zu Ihrem heimischen Arbeitszimmer? 

Bei der Wahl eines Buchhalters sollten Branchenkenntnisse eine Rolle spielen. Wir empfehlen Ihnen, einen Buchhalter zu suchen, der in der Vergangenheit mit ähnlichen Betrieben wir Ihrer zusammengearbeitet hat, damit dieser sich einfacher und schneller in Ihre Verhältnisse hineinversetzen kann. Buchhalter können nicht nur gute Berater, sondern auch Sparringspartner sein, besonders wenn Sie wichtige Entscheidungen im Zusammenhang mit zum Beispiel Neuanstellungen, Steuerersparnissen oder Investitionen treffen müssen.

Welchen Anteil der Buchhaltung wollen Sie selbst machen? 

Die Umfang Ihrer Buchhaltungsbedürfnisse ist das nächste, das Sie berücksichtigen müssen. Sollte der Buchhalter alle Konten übernehmen? Wollen Sie einen Teil der Arbeit selbst erledigen, wie zum Beispiel das Scannen und Hochladen von Spesenabrechnungen und Quittungen in ein Buchhaltungsprogramm, damit der Buchhalter später den Betrag eingeben kann? Arbeitet schon jemand in Ihrem Betrieb mit der Buchführung und der Buchhaltung? Vielleicht benötigen Sie nur jemand, der den Jahresabschluss und/oder die Steuererklärung übernehmen kann oder nach Fehlern sucht.  

Kleinunternehmen mit wenigen Belegen und Angestellten wollen oft Ihre eigene Buchhaltung führen. Trotzdem kann es eine gute Idee sein, einen Buchhalter zu bitten, bei der richtigen Wahl eines Buchhaltungsprogrammes und dessen Implementierung behilflich zu sein und auch Sie oder Ihre Angestellte in der Anwendung zu schulen. Danach haben Sie mehr Selbstvertrauen, wenn Sie die Einnahmen und Ausgaben verbuchen und verschwenden außerdem weder Zeit noch Anstrengungen damit, die Information über die Regeln mühselig auszugraben.

Welches Buchhaltungsprogramm sollten Sie gebrauchen?  

Sie sollten auch über Ihre Präferenzen im Zusammenhang mit Buchhaltungssystemen nachdenken. Wenn Ihr Unternehmen schon über eine gewisse Zeit ein bestimmtes Programm verwendet hat, sollte auch Ihr Buchhalter mit dem System vertraut sein. Heutzutage erlauben die meisten Buchhaltungsprogramme, dass Sie direkt mit Ihrem Buchhalter über das System oder die Cloud kommunizieren können, was natürlich die Zusammenarbeit erleichtert. Physischer Kontakt, um die Buchhaltung zu diskutieren, ist mit diesen Cloud-Lösungen nicht notwendig und gewinnt Ihnen und Ihren Angestellten wertvolle Zeit.  

Die meisten Buchhaltungsprogramme in Deutschland, wie Lexoffice, SevDesk oder WiSo, sind über monatliche oder jährliche Abonnements erhältlich. Schlichte Fakturierungsprogramme oder Software, die Eingaben und Ausgaben sowie einfache Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausführen können, sind auch vom Internet herunterladbar. Dazu gehören MonKey Office, GnuCash oder Monex. 

Buchhalter können auch hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise Ihr Buchhaltungssystem ändern möchten und Ihre Zahlen und Belege vom alten Programm ins neue übertragen wollen. Bedenken Sie aber, dass Systemwechsel sehr umständlich und unpraktisch sind, besonders wenn Sie nur einmal im Jahr einen Buchhalter brauchen, um den Jahresabschluss oder die Steuererklärung zu überprüfen. Systemwechsel sind eigentlich nur relevant, wenn Sie sich für regelmäßige Buchführung-Assistenz entschieden haben und es dem Buchhalter überlassen, sein/ihr eigenes Programm zu wählen.

Wie kommt man an den besten Buchhalter heran? 

Nachdem Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erkannt haben, ist es soweit, den besten Buchhalter für Sie zu finden. Wir schlagen vor, dass Sie einen Ausschreibungsservice wie Werbeagenturfinder.de benutzen, um Angebote von verschiedenen Akteuren zu erhalten. Es genügt, dass Sie kurz spezifizieren, wonach Sie suchen und Sie sollten natürlich Ihre Kontaktdaten hinterlassen.  

Innerhalb kürzester Zeit werden Sie kostenlose und unverbindliche Angebote von Buchhaltern, Steuerberatern und Bilanzbuchhaltungsfirmen, die für den Job geeignet sind, erhalten. Sie werden keine kostbare Zeit verschwenden, um passende Kandidaten selbst zu finden und haben die freie Auswahl, ob Sie ein Angebot annehmen oder nicht. Verbringen Sie aber etwas Zeit damit, die Angebote genau durchzulesen und dann mit denen in Kontakt zu treten, die Ihnen am besten gefallen. 

Es ist wichtig, dass Sie etwas Zeit damit verbringen, mit Ihrem Buchhalter zu sprechen, um zu sehen, dass Sie sich verstehen. Der Dialog zwischen Buchhalter und Mandant muss klar und deutlich sein und Sie sollten diesen Schritt nicht überspringen. Zu guter Letzt wollen wir Sie daran erinnern, dass Sie nach Referenzen von früheren oder auch aktuellen Kunden fragen und nicht davor zurückscheuen, mit diesen auch Kontakt aufzunehmen. Nur so können Sie herausfinden, wie sich die Zusammenarbeit mit dem Buchhalter oder Steuerberater ausgeartet hat und ob es vielleicht früher einmal Probleme gab. Die Buchhaltung und die damit verbundene Berichterstattungen sind ein so wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens und dessen Zukunft, dass Sie nichts dem Zufall überlassen sollten. 

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